安安,看了這麼多建議也想從其它角度聊聊
會發在這裡是因為大部分都是個人意見
跟幾位相比只能算是心得(另外相信主催也有關注本串:D
所以自sage
以下文落落落落落落長,獻醜了~
我曾經臨危受命擔任中小型活動(數百人左右)的幹部,菜鳥如我在籌備期間出了一個小包
於是我立即向負責人說明(也做好了接受懲處的打算)
事後我再次向負責人正式道歉,負責人表示沒關係他已經解決了並叮嚀我下次務必小心
試問投訴方會在意其實是xx幹部出了xx包而不是負責人的錯嗎?
→不會,他只在意負責人會不會把這件事處理到好。菜鳥幹部出包是團隊內部問題,自己的問題自己扛。
試問投訴方希望負責人落落長說明「這件事是由於我們的XX先XX了然後XXX所以我們現在必須XXX」嗎?
→不會,他只在意負責人有沒有把這件事處理到好。菜鳥幹部出包是團隊內部問題,自己的問題自己扛。
試問參加者想知道其實是xx幹部出了xx包而不是負責人的錯嗎?
→不會,他們是來參加活動的,不想也不需要知道。
試問參加者希望負責人落落長說明「這件事是由於我們的XX先XX了然後XXX所以我們現在必須XXX」嗎?
→不會,他們是來參加活動的,不想也不需要知道。
參加者唯一重視的是他們可以「平安順利不出差錯」地參完整場活動。
平安順利不出差錯,就是開心的基本條件
其他像是場佈漂不漂亮?舞台活動好不好玩?看板郎帥不帥?角色扮演像不像?都只是「開心」的加分條件而已。
做不到「讓參加者平安順利不出差錯地參完整場活動」,其它部分做得再好也回天乏術
大概是60+25和0+25的差別吧
主催唯一要做的、也是最基本的……就是:「負起主催該負的責任來」
大概是朝→活動結束後參加者都快快樂樂地跑去餐敘還沒發現會場天花板早就塌了←的程度為目標努力吧
就我淺薄的認知(或有不周請見諒)
茶會的性質大部分接近團康活動,主要考驗的是主持人的遊戲設計、帶動氣氛、時間掌控、個人魅力等等能力
但活動主催被要求的是
「活動平安順利到以為主催不存在」
沒有人在乎主催是誰、幾歲、什麼來頭,大大還是小小
他們開心的時候會忘記你
他們委屈的時候第一個想到你
這就是主催的作用「負起主催該負的責任來」推動整場活動直到順利結束
聽聞本次主辦擔任過茶會主催,就以茶會來舉例好了(僅止舉例,若有思慮未周之處還請見諒):
近期茶會大部分選在含會場的餐廳,因此有供餐服務
某次參加者吃了餐廳提供的燻雞鬆餅上吐下瀉,於是主催A宣佈
「由於餐廳問題導致食物中毒深感抱歉,主辦方會先詢問餐廳是否使用不新鮮食材,擔任橋樑經同意把雙方資料提供給彼此以利賠償」
身為拉到虛脫的參加者和憤怒的家長會怎麼想?
→是不是覺得主催A好像事不關己?(不管主催A的態度是否真的事不關己)
→有人在你的場子裡食物中毒耶?你不去爭取誰去爭取?算沒點到燻雞鬆餅的人好運而點到燻雞鬆餅的人活該嗎?
→你是路人會不會想說「天啊主催A選餐廳選到一間夭壽雷店害參加者拉到掛急診嚇死人欸」?
好,現在主催B經過上述事件後小心翼翼,擔心自己被告到脫褲,因此把條款寫在茶會官網上
「若因餐廳問題導致食物中毒,主辦方會先詢問餐廳是否使用不新鮮食材,擔任橋樑經同意把雙方資料提供給彼此以利賠償」
身為參加者會怎麼想?
→呃,那如果餐廳堅持他們食材沒問題怎麼辦?要送驗嗎?要怎麼送驗?
→等等、這不是我們需要煩惱的吧?這不是主催B應該負責協調的事情嗎?
→所以這條款的意思是主催B不會主動幫我們爭取權益嗎?那萬一我倒楣點到有問題的燻雞鬆餅怎麼辦?
→你是路人你會不會想說「原來主催B在食物中毒的事情上只能處理到這地步而已哦那多去多衰的嘛」?
主催AB的參加者所擔心的每一件事都「不是參加者應該擔心的」
參加者從頭到尾完全不需要想到食物中毒或其它有的沒的問題(有啦,聞到食物臭酸的時候不要硬吃,趕快跟主催反映)
他們是來參加活動的,不是來聽「食物中毒的時候主辦方會擔任橋樑」的空話,因為主催B「本來就應該負責」
活動主催和攤主的關係,就是前述例子中負責人跟我的關係,主催AB和餐廳的關係:
栽在同一條失火的船上,你的錯就是我的錯,誰叫負責人沒盯好菜鳥幹部?誰叫主催A倒楣碰到餐廳自砸招牌?
尤其R18的問題更接近有乳糖不耐症的小朋友偷喝別人的奶茶回家拉肚子,你說奶茶別人點的啊!但家長才不管,誰叫你們讓他有機會偷吃!
難道主催真要公告「若有小朋友偷喝其它參加者飲料導致乳糖不耐症發作,主辦方會擔任橋樑」推給剛好點奶茶還被偷喝的倒楣鬼?
主催當然要自行處理到好
參加者唯一要做到、一定要做到的事情就是「遵守規則」
只要遵守規則,「負起主催該負的責任」的主催「會幫他們處理好一切」,讓他們覺得「活動平安順利到以為主催不存在」
他們不想也不需要知道主催因為xxx必須xxx只好xxx,最好從來沒發現其實活動因為有人xxx而xxx
殘忍地說就是,出包被指正後再說些「歡迎批評謝謝指教我們樂意改進」這種話毫無意義
真正表達謝意的方式應該是「盡全力減少犯錯」,不是一而再、再而三拿出仍然需要修改的東西後再說我們很認真很努力很抱歉
這不是代表質疑者苛刻,而是參加者要怎麼確定主辦方真的是最後一次犯錯?
怎麼曉得出現預料之外的緊急事件時主辦方到底有沒有能力自行處理到好?還是主辦方要先發噗說明可能的處理方式再歡迎批評謝謝指教?
這場活動到底有沒有可能「平安順利到以為主催不存在」?還是必須三不五時吶喊所以主催咧你現在要怎麼處理!
突然發現好長哦天哪!趕快結束一下,下面是小小的建議:
「公告」可以想像成教室的生活公約,跟閒聊不一樣,追求的是簡單、清楚、明白、易懂、沒有爭議空間、每個人都必須遵守。
想像一下貼在教室後面的「落實垃圾分類,愛護地球人人有責」生活公約變成這樣
「可以回收的垃圾記得要分類餵給不同的資源回收桶哦~分類的意思是塑膠跟玻璃不能搞混哦~不小心吃錯的話垃圾桶會哭哭的哦~」
……我就不多說明了:D
也可以翻翻同人誌中心上的幾場較大型only,參考歸納一下重點(切勿照抄)。
其它實例的話,稍作舉例,如有冒犯還請海涵:
Q:這樣好麻煩,一定要嗎?
↑據我所知,從來沒有人覺得「販售規則」很麻煩。是「有問題/有爭議/令人誤解的販售規則」才會造成(不止參加者,也包括主辦方的)麻煩。
A:當然要囉~有時候如果發生了事情再來想辦法解決就有點太晚囉~因此主辦單位是以”最壞的情況”如果發生了該如何應對去來訂定規則的~
↑每一個主辦單位,我要強調基本上「每一個主辦單位」都會以最壞的情況做打算,
但參加者除了遵守規則之外從來「不需要擔心任何事情」,因為負起主催該負責任的主辦「本來就會處理到好」。
根據我的補充,顯示這題Q&A恐怕無法發揮它應有的作用。每一項公告都應該用以下標準檢視:
你的說明對象是誰?這會解決他們的疑惑嗎?邏輯通順嗎?有沒有讓人誤解的地方?跟其它項目有矛盾嗎?
老師今天告訴你塑膠要資源回收,明天說不用了先拿來當美術作業素材,後天又說呃還是做一下吧,不會覺得很無所適從嗎?
若是對自己的解讀能力沒有信心,寫完後務必誠懇地拜託有經驗的/中文不錯的親友一同檢查
而不是發公告之後再來歡迎批評謝謝指教我們樂意改進
至於蜿蜒曲折的複雜流程
「這件事是由於我們的XX先XX了然後XXX所以我們現在必須XXX」、「塑膠跟玻璃搞錯垃圾桶會哭哭」主辦方內部必須自行搞定,自己的問題自己扛
參加者要知道的只有
「我們已經處理到好了一切沒問題」、「落實垃圾分類,愛護地球人人有責」的結果
最後的最後,給一個僅供參考的私人意見:謹言慎行。
今天很多人認為主辦方沒有誠意/態度輕浮,猜測部分是由於言談和行為的不夠成熟,甚至在非常嚴重的事情上私底下卻「看起來」相當輕忽
要讓人覺得可靠放心,可以從日常生活開始做起,共勉之:D